Des cendres : la reconstruction d'Allpa après un incendie dévastateur offre des leçons à tous
Fin septembre, le siège social d'Allpa, un grossiste maritime de Nimègue, aux Pays-Bas, a été entièrement détruit par un incendie. MIN s'est entretenu avec le PDG Jarno Berkhof pour savoir comment il est possible de se relever.
Tout le monde a entendu le cliché du phénix renaissant de ses cendres. Mais les clichés naissent souvent de l'expérience. Et dans le cas d'Allpa, la « renaissance » a été impressionnante. L'entreprise a fait valoir son expérience, a mis à profit ses solides relations et est désormais de nouveau opérationnelle – tout cela alors que l'enquête sur l'incendie est toujours en cours.
L'incident s'est produit le 24 septembre 2024. Jarno Berkhof ( PDG de Mercator Marine Group, qui comprend Allpa ) était au salon nautique de Gênes et a été brutalement réveillé vers 4 heures du matin .
« Je ne sais toujours pas exactement ce qui s’est passé », dit-il.
« En 15 minutes, nous avons appris qu'il n'y avait rien à faire pour sauver les choses. En quelques heures, tout avait disparu. Nous n'avons plus aucun produit, toute l'histoire a disparu. »
Selon des témoins cités par les médias locaux, des flammes de plusieurs mètres de haut plan planaient sur les lieux et une énorme quantité de fumée s'échappait. Aucun blessé n'a été signalé.
Les pompiers ont laissé l'incendie se développer de manière contrôlée jusqu'au matin et ont passé toute la journée suivante à éteindre l'incendie pendant que Berkhof éteignait lui-même ses propres incendies.
Ce qu'Allpa a fait la première semaine après que l'incendie a détruit ses locaux
Berkhof admet que « les plans n’étaient pas là » en cas d’incendie qui aurait tout détruit. En fait, en tant qu’ancien de Brunswick (pendant six ans en tant que PDG de Lankhorst Taselaar BV), il avait déjà participé à de nombreuses visites de sites. « Ils [Brunswick] font toujours une évaluation des risques, et parfois je riais », dit-il avec regret. « Je me disais : « C’est tellement stupide, ça n’arrivera pas », et si cela arrivait, nous aurions un plan, etc, etc, etc. »
Et même s'il n'avait pas de « grand » plan en place, il expose ce qui s'est passé – en créant « un petit plan clair » au fur et à mesure.
Immédiatement après l’incendie, Berkhof a défini une équipe de crise, chaque membre ayant une activité ou une responsabilité définie.
Tout était dans le Cloud, donc en un jour, l’entreprise était à nouveau opérationnelle.
À ce stade, Berkhof déclare : « Nous n'avons pas de stock, nous n'avons pas de site, mais nous pouvons faire des affaires à l'échelle européenne depuis chez nous. »
Les conséquences opérationnelles d'un incendie : tirer parti de la bonne volonté des fournisseurs
Pendant ce temps, un ancien propriétaire d'Allpa, Markk Rutgers, était également à Gênes lorsque la nouvelle a éclaté. Berkhof étant immédiatement retourné aux Pays-Bas pour gérer les travaux opérationnels, Rutgers a commencé à communiquer ce qui se passait.
« Markk a fait le tour de tous les fournisseurs de Gênes pour leur annoncer la nouvelle en personne », explique Berkhof. « Il a informé tous les fournisseurs et leur a demandé de l’aide. Cela m’a facilité la tâche lorsque je suis venu les contacter. » Ce contact s’apparentait à une demande de livraison par avance.
Le soutien a été crucial, déclare Berkhof, « C'est le point positif des relations durables que nous entretenons avec nos fournisseurs, car cela nous aide vraiment.
« C'est la raison pour laquelle je peux appuyer sur le bouton pour commander le produit. Ils sont prêts à aider avec les livraisons directes. Nous avions déjà mis en place les processus pour les livraisons directes et nous n'avions donc rien à définir, nous avons juste accéléré le processus avec plus de fournisseurs. »
</bloc de citation>« Ils ont agi de manière vraiment positive, et parfois, je suis même un peu surpris. Ils parlent des affaires de tout le monde, et si nous ne livrons pas les produits, cela signifie parfois qu'ils ne peuvent pas approvisionner un client, mais ils sont prêts à attendre pour nous donner de grosses commandes que nous pouvons combiner avec un dropshipping d'autres fournisseurs, et c'est vraiment utile. »
En une semaine, Allpa disposait d’un nouveau bureau temporaire et d’un nouvel emplacement pour recevoir et expédier les produits.
Les avantages de reconstruire à partir des cendres
« Bientôt, dit-il, nous aurons une solution pour les deux prochaines années, qui nous permettra d'avoir suffisamment d'espace pour travailler et de manière plus efficace qu'auparavant. Nous avions un beau bureau, mais il n'y avait pas vraiment de locaux logistiques.
« Nous envisageons désormais de nouveaux processus et de belles allées avec des structures de 12 mètres de haut où nous pouvons facilement stocker, réapprovisionner et expédier tout le jour même.
« Allpa est prête à fournir et même à améliorer nos services, car pour nous, c'est une feuille blanche. L'absence d'historique signifie qu'il n'y a pas de produits et de processus qui ne fonctionnaient pas. Nous constatons que notre service en interne s'est amélioré et nous pouvons le montrer aux clients. C'est déjà très utile. »
Un mois plus tard, Berkhof parlait de manière positive après positive.
« C’est une période triste mais nous revenons plus forts. Nous sommes toujours là, nous sommes déjà opérationnels et nous allons améliorer nos services. Nous sommes positifs et nous en tirons des leçons. Nous avons confiance pour que tout soit à nouveau clair. »
Il dit qu'il y a eu trois composantes différentes dans tout cela : financière, opérationnelle et émotionnelle.
Faire face aux conséquences financières d'un incendie
« Dieu merci, nous avons une bonne assurance », dit-il. Berkhof sera toujours reconnaissant d'avoir suivi à la lettre les règles de la compagnie d'assurance.
« Nous avions des processus propres au sein de l'organisation », dit-il, soulignant qu'il n'avait aucun doute sur le respect des règles en matière de stockage des stocks dans l'entrepôt. « Je ne peux pas encore dire où cela s'est produit – et nous avons entendu dire que l'incendie a probablement commencé chez nos voisins du bâtiment.
« Mais j'ai tout de suite su que nous n'avions pas de produits interdits dans cette zone. Il n'y avait pas de produits dangereux qui peuvent facilement prendre feu. Dans cette situation, il était utile de pouvoir se concentrer sur la reconstruction plutôt que sur la défense de l'organisation et de son histoire. »
La reconstruction émotionnelle a également été difficile. « Nous avons des gens qui travaillent pour nous depuis plus de 30 ans, ils étaient là au début – et maintenant ils se promènent à vélo dans les environs. »
Tirer parti de l'expérience pour reconstruire après l'incendie d'Allpa
Berkhof estime que la partie la plus difficile du processus de reconstruction a été le temps.
« J’ai 12 ans d’expérience dans le commerce de gros et la création d’un nouvel entrepôt, ainsi que dans la prise de décisions efficaces et dans la mise en place de processus et de systèmes ERP, etc. », explique-t-il. « Les processus – la création d’un nouvel entrepôt, la commande ou la simplification des processus, la mise en œuvre d’un système ERP (Enterprise Resource Planning) par exemple – toutes ces choses en elles-mêmes ne sont pas nouvelles. Mais tout cela combiné à court terme, défini en deux, trois ou quatre semaines, est bien sûr mortel. »
Conseils pour les entreprises en reconstruction après un incendie
Bien qu'il semble optimiste quant à ce qui s'est passé et à la situation actuelle de l'entreprise, Berkhof admet qu'il y a des leçons qu'il a apprises.
« On pense toujours à des plans d’urgence. Je suis plus ou moins un gars de Brunswick, car j’ai travaillé pour eux pendant six ans. Ils sont vraiment attentifs aux détails.
« Mais le plus drôle, c’est que j’ai maintenant compris à quel point il est important de vraiment atténuer ces risques. Nous aurons certainement un meilleur plan pour le cas où cela se reproduirait, mais d’un autre côté, nous avons appris des choses importantes. »
Parmi les leçons majeures qu’il est prêt à partager, il y a la communication.
Berkhof met en garde contre le fait de se concentrer uniquement sur les défis internes, car ce sont ses fournisseurs et ses clients qui ont aidé Allpa à surmonter le pire.
« Quand cela arrive aux gens, essayez d'être aussi aimable que possible, en racontant simplement l'histoire telle qu'elle est – vous pouvez dire que je ne sais pas encore.
« Tous nos vendeurs ont pris le téléphone et ont appelé leIls ont immédiatement eu de bons et fidèles clients. Ils leur ont raconté l'histoire et leur ont demandé de l'aide.
« Quand la situation devient critique, contactez vos collègues, vos plus gros clients et vos fournisseurs et essayez de définir ensemble des plans. Nous dépendons de leur volonté d’aider, et si un client s’adresse directement à un concurrent pour obtenir les produits, je comprends. J’ai besoin d’eux. Mais je comprends. »
« C'est la même chose pour les fournisseurs. Si un fournisseur a dix produits et qu'il peut les vendre à un autre distributeur qui veut payer immédiatement, c'est toujours mieux que de m'en donner dix et de payer dans trois mois. Mais la bonne nouvelle, c'est que, grâce à l'histoire et à la confiance, nous avons pu surmonter cette situation et raconter ce qui s'est passé. Et nous avons créé des équipes et des liens pour surmonter cette épreuve.
« Nous recevons encore parfois des appels de clients qui souhaitent commander des articles, mais qui ne sont pas au courant de l'incendie. Nous devions communiquer plus largement », explique-t-il. Cela dit, le site Web d'Allpa a été retravaillé afin que les clients puissent voir l'état actuel des stocks lorsqu'ils passent commande .
« Les changements sur le site Internet auraient pu être plus rapides et plus simples, mais nous en avons tiré des leçons. Désormais, nous communiquons chaque semaine et adaptons notre site Internet. »
Son dernier conseil à tous est de toujours : « Suivez les règles [d’assurance] et ne faites rien que vous n’êtes pas autorisé à faire. »
Jarno Berkhof et Allpa, qui se sont développés en Europe en 2022 , seront présents à METSTRADE en novembre 2024. Il l'attend avec impatience.
« Nous allons raconter l'histoire de l'incendie, mais nous allons aussi montrer notre site Web amélioré et nos nouveaux produits et essayer de revenir à la normale. Le METS n'est pas là pour raconter des histoires tristes, il est là pour les affaires, n'est-ce pas ? »
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